Jak agencja marketingowa może pomóc Ci w optymalizacji kosztów firmy?
Marketing często postrzegany jest w firmie jako dział, który generuje koszty, a nie przychody. Rozmawiając z decydentami w firmach, nierzadko słyszymy słowa “może nam się uda”. Marketing jest bowiem postrzegany bardziej jak loteria niż jako ciąg strategicznych działań, które mają przynieść określone korzyści.
To buduje mylną wizję marketingu jako niekończący się ciąg kosztów, a kiedy rynek lub branża przeżywa trudne chwile, marketing odczuwa to jako pierwszy.
W tym artykule chcemy pokazać jak podejście do kosztów i ich optymalizacji w marketingu, może być zaczątkiem całkowitej zmiany w biznesie.
Optymalizacja kosztów – czyli, co to dokładnie jest?
W pierwszej chwili optymalizacja będzie kojarzyła się z ograniczeniem budżetu, zmniejszaniem zespołu, cięciem marketingowych wydatków.
A jednak trudne momenty na rynku np. czas pandemii, rozpoczęcie wojny na Ukrainie, pokazały nam raczej, że inwestycja w marketing, nie tylko ma sens, ale po prostu się opłaca. Wydatki na reklamę stale rosną – jak podaje raport IAB „W roku 2023 rynek reklamy cyfrowej w Polsce przyspieszył tempo rozwojowe w porównaniu do roku wcześniejszego, a jego wartość zwiększyła się o ponad 870 mln zł, osiągając poziom prawie 7,8 mld zł.”
I właśnie dlatego o optymalizacji mówimy nie tylko w kontekście cięć, ale przede wszystkim mądrego, przewidywalnego i efektywnego wydatkowania środków na marketing.
Optymalizacja kosztów w marketingu jest procesem identyfikowania, analizowania i wprowadzania zmian w celu efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów finansowych w działaniach marketingowych.
Jednym z głównych celów pracy naszej agencji marketingowej jest wdrażanie takiego podejścia, które pozwoli na optymalizację kosztów w organizacji klienta, niezależnie od jej wielkości. Z doświadczenia wiemy, że da się osiągnąć taki efekt zarówno w małych, jak i dużych firmach – choć proces, który przechodzą, może być całkowicie różny.
Naszym klientom mówimy zawsze, “Musisz wiedzieć ile wydajesz, na co wydajesz i jaki efekt przyniesie to dla Twojego biznesu”.
Jak myśleć o optymalizacji – 6 kroków, które musisz wykonać “z” lub “bez” wsparcia agencji
W biznesie często mówi się o filozofii – filozofii biznesu, sprzedaży, marketingu. I choć wydaje się to oczywiste, bardzo często te różne filozofie potrafią funkcjonować w firmie równocześnie, niekoniecznie do siebie pasując.
Zarząd ma swoją wizję, sprzedaż realizuję swoje cele, a marketing wdraża swoje pomysły. W takiej sytuacji nie ma mowy o jakiejkolwiek optymalizacji.
O ile relacje między zarządem a sprzedażą zazwyczaj zbudowane są na prostym modelu opartym o wyniki, o tyle relacje z marketingiem bywają trudne. Rolą marketingu bezsprzecznie jest wspieranie sprzedaży, ale nie opiera się tylko na tym – gdyby tak było, marketing byłby po prostu częścią działu sprzedaży, a tak nie jest.
Jak więc dział marketingu ma optymalizować koszty, skoro ich efektywność nie jest wprost proporcjonalna do zwiększonej sprzedaży?
Ścieżka optymalizacji kosztów
Oto ścieżka zawierająca najważniejsze etapy procesu optymalizacji kosztów marketingowych:
- Świadomość kosztów – Zanim cokolwiek zoptymalizujesz, musisz poznać swoje koszty – co, gdzie i jak wydajemy. Ile kosztuje nas produkcja treści, ile wydajemy na płatną reklamę, ile kosztują nas dostawcy, narzędzia, zespoły?
- Zrozumienie wskaźników – Sprawdź czy wykonywane działania mają przypisane wskaźniki wyników, a jeśli tak to jakie? Każda aktywność marketingowa powinna mieć jakiś wskaźnik, nawet jeśli jego mierzenie może być wyzwaniem. Samo myślenie o parametryzacji działań pozwala zadać sobie pytanie na ile to działanie jest istotne.
- Dopasowanie wskaźników – Sprawdź czy dobrane wskaźniki odpowiadają naszym celom – efekty są zbieżne z Twoimi celami czy też nie? Jeśli nie masz opracowanych celów (warto je spisać na papierze), to dobrze zacząć od metody SMART.
- Analiza wyników – Czy wyniki są zadowalające? Jeśli nie to dlaczego? Co musimy poprawić, co chcemy poprawić, a jest na odpowiednim poziomie. Warto użyć modelu MSCW (Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have), by nie narzucić sobie działań z tym samym priorytetem.
- Kierunek działania – Jaki obieramy sposób działania by poprawić efekty? Jak optymalizujemy wyniki (czy chcemy coś skalować, rozwijać, a może zaprzestać). Opracuj plan i trzymaj się go, aż do momentu kiedy będziesz w stanie ponownie przejść ten sam proces optymalizacji. W marketingu zazwyczaj trwa to około miesiąca, ale może to być również kwartał, zależnie od obszaru działania.
- Iteracja – Czy wprowadzenie zmiany przyniosło oczekiwane efekty? Jakie efekty i jakie są z tego wnioski? Jak podejść do kolejnego okresu zmian i badania efektów? To bardzo ważny moment, w którym trzeba uważać by nie powielać ponownie błędów i jednocześnie nie zniechęcać się do działań, które wymagają testowania.
Uczenie się tego procesu jest niezmiernie ważne. Ponadto ma on charakter iteracyjny, powtarzalny – dobry marketingowiec cały czas optymalizuje, weryfikuje i szuka lepszych sposobów alokowania budżetu.
Nie oznacza to jednak, że marketing marki jest wywracany do góry nogami co 3 miesiące. Nastawienie na zmiany, adaptacja do sytuacji rynkowej i ewoluujących potrzeb konsumenta są niezmienne w marketingu.
Optymalizacja kosztów w marketingu jest procesem identyfikowania, analizowania i wprowadzania zmian w celu efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów finansowych w działaniach marketingowych.
Nastawienie na zmiany, adaptacja do sytuacji rynkowej i ewoluujących potrzeb konsumenta są niezmienne w marketingu.
Optymalizacja kosztów w czasie – przyszłość ma znaczenie
Wbrew pozorom nie polega to jedynie na umiejętnym inwestowaniu w te obszary, które przynoszą największą wartość i generują najwyższy zwrot z inwestycji w tym momencie. Perspektywa przyszłości i przewidywania tego gdzie znajdzie się rynek oraz nasza marka jest równie istotne. Inwestycja w nowy kanał komunikacji w okresie 6 – 12 miesięcy może wydawać się nierentowna, ale w ujęciu strategicznym może stanowić o przetrwaniu marki. W momencie nabierania popularności prowadzenie podcastu dla firmy mogło wydawać się dużą ekstrawagancją, lecz Ci którzy zaczęli tego typu działania kilka lat temu, czerpią z nich znacznie korzyści.
W historii marketingu jest wiele przykładów marek które stanęły w miejscu i z pozycji lidera stały się niemalże niezauważalne.
Rola agencji marketingowej w optymalizacji kosztów marketingu
Agencja marketingowa to wyspecjalizowana organizacja w planowaniu, realizacji i prowadzeniu działań marketingowych. Dla agencji marketingowej osią biznesu jest spełnienie celów w jak najbardziej efektywny i skuteczny sposób
Poprzez analizę procesów, narzędzi i działań, agencje marketingowe są w stanie szybko zidentyfikować obszary, które wymagają ulepszeń i zmian, aby osiągnąć lepsze rezultaty przy obecnie ponoszonych kosztach. Przeprowadzenie tej analizy pozwala na późniejsze skoncentrowanie zasobów na najbardziej wartościowych i skutecznych działaniach, a to jak wiadomo na dłuższą metę prowadzi do osiągnięcia lepszych wyników biznesu.
Rola ta sprowadza się do pracy na kilku kluczowych obszarach.
Strategia marketingowa
Proces optymalizacji kosztów właściwie zaczyna się już na samym etapie planowania strategii marketingowej, bowiem to wtedy przewidywane są wydatki i prognozowane wyniki.
Poprzez dokładne monitorowanie i oszacowanie kosztów oraz wyników związanych z działaniami marketingowymi, firma może świadomie zarządzać budżetem i efektywnie alokować zasoby. Dzięki temu, możliwe jest skoncentrowanie się na tych inicjatywach, które przynoszą największą wartość i generują najlepsze rezultaty dla firmy.
Strategia to wiedza na temat tego w jakim kierunku należy zmierzać. Posiadając tę wiedzę możemy ocenić koszty i łatwo nimi zarządzać.
Procesy i narzędzia
Nawet jeśli bardzo prężnie działasz marketingowo, agencja marketingowa wykonuje te same zadania dla wielu klientów, często w dużo większej skali, co przekłada się na szybkość i skuteczność działań. Przeszkodą dla agencji może być brak wiedzy i doświadczenia w branży, która pozwoli na odpowiednie przygotowanie treści – tutaj piszemy jak można rozwiązać ten problem.
Agencje marketingowe posiadają bogate doświadczenie oraz opracowane procesy, które pozwalają szybko reagować na problemy i wyzwania, włącznie z nagłymi sytuacjami losowymi. Gdyby na przykład pojawiła się choroba pracownika lub usterka systemu, agencja nie zwalnia tempa pracy nad Twoją kampanią. To oznacza, że działania marketingowe nie zostaną sparaliżowane. Ponadto posiadanie dostępu do dodatkowego zespołu, który ma własne zasoby pozwala na bardziej dynamiczne reagowanie.
W przypadku narzędzi sprawa jest prosta – dostęp do wszystkich narzędzi, od edycji plików graficznych, wideo, stocków z materiałami może być bardzo kosztowny. Natomiast dla agencji są to zasoby podstawowe, które kupujesz wraz z obsługą agencji.
Zakup mediów
Nie pozwól, aby niski budżet ograniczał potencjał Twoich działań marketingowych. Domy mediowe posiadają niezbędne umiejętności negocjacyjne, dzięki którym są w stanie zdobyć korzystniejsze warunki zakupu, co oczywiście zyskuje przełożenie na obniżanie kosztów działań marketingowych. Współpracujące z nimi agencje mają z kolei wiedzę na temat nośników, ich skuteczności, sposobu rozmowy z wydawcami i influencerami. W praktyce to, co niedoświadczonemu marketingowcowi może zająć tygodnie, w agencji może się odbyć za pomocą jednego maila.
W przypadku zakupu mediów poprzez platformy (reklamowe, związane z wydawcami lub influencerami), agencja marketingowa ma pełne kompetencje, by robić to szybko i zgodnie z dobrymi praktykami rekomendowanymi przez te platformy.
Prowadzenie projektów
Współpraca z agencją marketingową to możliwość sprawnego prowadzenia projektów. Choć bardziej naturalnym może się wydać by wszystko organizować wewnętrznie, zdecydowanie lepsze efekty uzyskuje się gdy, całość działań spięta jest przez przez specjalistów z agencji.
Dlaczego agencja?
Agencja posiada wiedzę i doświadczenie, dzięki której jest w stanie skutecznie zminimalizować ryzyko opóźnień i nieefektywności podczas realizacji projektu. Dodatkowo, dysponuje zasobami, takimi jak specjaliści, narzędzia i technologie, które wspierają proces skutecznego prowadzenia projektu.
Ponadto, agencja marketingowa zapewnia regularne monitorowanie postępów projektu
i raportowanie, co umożliwia bieżącą kontrolę i reagowanie na ewentualne problemy. Jest to duże odciążenie i wbrew pozorom może prowadzić do większej kontroli nad całym projektem.
Zwróć jednak uwagę, by zespół lub project manager prowadzący projekt rozumiał Twój biznes i jego cele.
Raportowanie
Raporty stanowią kluczowy element sukcesu optymalizacji kosztów. To dzięki nim masz pełną kontrolę nad tym, jak działania optymalizacyjne przekładają się na wyniki biznesowe firmy.
Agencja marketingowa zawsze powinna być w pełni zaangażowana w raportowanie wyników i działań. Partnerom, z którymi współpracujemy zawsze dostarczamy raporty, które umożliwiają bieżące monitorowanie postępów i skuteczności podejmowanych działań. Raporty są tworzone w sposób przejrzysty i zrozumiały, prezentując tylko kluczowe wskaźniki i metryki, istotne dla biznesu.
Oprócz dokumentu równie istotne jest wspólne omówienie raportów i dotarcie do odpowiednich wniosków. Różne perspektywy na dane mogą dać odmienne wnioski, więc warto przechodzić ten proces wspólnie – najlepiej siedząc przy jednym stole (nawet jeśli jest nim wirtualny stół na Zoomie).
Rekrutacje i utrzymanie pracownika
Współpraca z agencją marketingową to dostęp do wysoko wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie marketingu, bez konieczności zatrudniania stałych pracowników na etacie. To efektywne rozwiązanie, które pozwala osiągnąć wysoką jakość doradztwa i wsparcia, jednocześnie zmniejszając koszty związane z zatrudnieniem i rekrutacją pracowników.
Ponadto, zyskujesz pewność, że korzystasz z najnowszych i sprawdzonych rozwiązań w dziedzinie marketingu. Eksperci śledzą trendy, analizują dane i wykorzystują swoje umiejętności, aby dostarczyć Ci najbardziej efektywne strategie i działania.
W procesie rekrutacji często dla naszych klientów problem stanowi umiejętność oceny kwalifikacji kandydata. Szczególnie w przypadku małych działów marketingowych (jedno- lub kilkuosobowych), gdzie każda osoba ma całkowicie inne zakresy obowiązków i trudno o zweryfikowanie poziomu wiedzy nowego kandydata. W agencji marketingowej ten problem zazwyczaj jest znikomy.
Najważniejsze aspekty optymalizacji kosztów marketingu o których musisz pamiętać
- Optymalizacja nie znaczy tylko obniżania – optymalizacja to mądre wydawanie Twoich pieniędzy.
- Każdą optymalizację zaczyna się od weryfikowania obecnego stanu rzeczy.
- Optymalizacja jest procesem iteracyjnym – powtarzalnym, w którym ciągle wprowadzamy udoskonalenia.
- Agencja marketingowa może pomóc ci w optymalizacji kosztów.
- Wybierając agencję, z którą chcesz optymalizować koszty zwróć uwagę na: nacisk na stworzenie lub posiadanie strategii, procesy i narzędzia, dostęp do specjalistów, umiejętność prowadzenia projektów, raportowanie.
Optymalizuj swoje koszty marketingowe z Punktem Krytycznym
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie optymalizacji kosztów i osiągnięcia lepszych wyników skontaktuj się z nami lub wypełnij brief. Nasi specjaliści przeprowadzą szczegółową analizę Twoich potrzeb i przedstawią najlepsze rozwiązania.
Punkt Krytyczny specjalizuje się w opracowaniu strategii i prowadzeniu projektów marketingowych na podstawie prowadzonych z markami warsztatów strategicznych, spotkań i konsultacji. Nasze działania oceniamy nie tylko w kontekście wyników marketingowych ale przede wszystkim rozwoju biznesu i gotowości marki na określone wspólnie cele. Jeśli takie podejście również jest dla Ciebie ważne, porozmawiajmy.
