Być może zastanawiasz się „Okej, jeśli już wybiorę Punkt Krytyczny spośród innych agencji marketingowych, to jak będzie wyglądała nasza współpraca?”.

Niezależnie od tego czy masz już doświadczenie w pracy z agencją czy jest to Twoja pierwsza styczność z tego typu współpracą, pytanie o proces i etapy współpracy zawsze jest zasadne. Poniżej chcemy Ci opowiedzieć jak wygląda proces współpracy z Punktem Krytycznym i dlaczego jest to dla nas tak ważny temat.

Dlaczego proces jest ważny?

Bazując na doświadczeniu naszych klientów i naszym własnym wiemy, że często proces ma kluczowe znaczenie dla efektywności współpracy. Jasny podział na obowiązki, sposób działania, realizację zadań i przepływ informacji pozwala uniknąć tarć między zespołami i generować dodatkowe korzyści na każdym etapie współpracy.

Proces współpracy to nic innego jak usystematyzowany zestaw działań podejmowanych przez firmę i agencję marketingową w celu osiągnięcia określonych celów.

Innymi słowy posiadając proces wiesz:

  • Co się będzie działo
  • Kiedy będzie się działo
  • Dlaczego i po co będzie się działo
  • Kto będzie zajmował się danym zadaniem

W naszej agencji przede wszystkim istotne jest by proces był transparentny, więc otrzymując od nas ofertę dokładnie wiesz jak wygląda z nami współpraca na każdym etapie i w ramach każdego produktu.

Proces współpracy z agencją Punkt Krytyczny

Opisując cały proces chcemy pokazać Ci jak wygląda współpraca z nami na bazie 4 najważniejszych etapów – Zakupowego, Wdrożeniowego, Współpracy i Po zakończeniu współpracy. Pojedyncze elementy danego etapu mogą nieco się różnić w detalu zależnie od produktu, ale rozumiejąc zasady, którymi się kierujemy będziesz mieć jasność jak wygląda współpraca z nami.

Etap zakupowy

  1. Pierwszy kontakt – Niemalże zawsze inicjowany przez klienta, pierwszy kontakt odbywa się przez telefon, maila, formularz kontaktowy lub wysłanie briefu. Niezależnie od tego jaki rodzaj kontaktu wybierzesz, pierwszą rozmowę odbywasz z naszym New Businessem, sprzedawcą, który odpowie na wszystkie Twoje pytania i zada Ci równie wiele pytań na temat Twojego biznesu. Jeśli wybierzesz opcję darmowej 30-minutowej konsultacji, na spotkaniu pojawi się również nasz strateg (cześć, to Ja!).

  2. Brief – To chyba najmniej lubiany przez klientów etap, a jednocześnie jeden z najbardziej newralgicznych etapów dla każdej agencji marketingowej. Dzięki briefowi możemy dowiedzieć się czego potrzebujesz, jakiego rodzaju wsparcia oczekujesz i jak możemy przygotować dla Ciebie najlepszą i najbardziej dopasowaną ofertę. Taki brief możemy stworzyć razem podczas rozmowy albo możesz skorzystać z naszego formularza na stronie WWW (o tutaj)

    Jeśli masz problem z uzupełnieniem briefu bo nie znasz odpowiedzi lub nie rozumiesz niektórych zagadnień, najlepiej poproś nas o rozmowę. W takim przypadku nie tylko przejdziemy z Tobą przez zagadnienia z briefu, ale też wyjaśnimy dlaczego są one dla nas takie istotne.

    Dodatkowo nasz New Business Manager prześle Ci dedykowany brief pod Twoją markę lub branżę, który będzie posiadał bardziej dokładne pytania.

  3. Oferta – Na podstawie naszych poprzednich rozmów i briefu jesteśmy w stanie przygotować dla Ciebie dedykowaną ofertę. Na tym etapie nie tylko dobieramy konkretne produkty, które mogą przynieść najlepsze efekty, ale też przygotowujemy wstępny plan działania i harmonogram prac. Dzięki temu rozumiesz ile dany etap zajmie czasu, jakie osiągniesz z niego korzyści, ile kosztuje i kto musi być zaangażowany po Twojej stronie do jego realizacji.
    Ważne jest to, że oferta tworzona jest przez sprzedawcę i specjalistów, którzy będą zaangażowani w pracę nad projektem – już na tym etapie możesz poznać zespół, który byłby zaangażowany w Twój projekt.

  4. Spotkanie omawiające ofertę – Każda oferta jest przez nas prezentowana i omawiania na spotkaniu. Jest to czas na krytyczne spojrzenie na to, co chcemy zrobić i jakie ma to przynieść efekty. To moment, w którym zachęcamy wszystkie osoby decyzyjne w Twojej organizacji do rozmowy z nami. Przy tej okazji jest dla nas istotne nie tylko to co stanowi ofertę, ale również zrozumienie klienta co dokładnie będziemy robić, w jaki sposób i jak ten proces będzie wyglądał.

  5. Modyfikacja oferty – To ostatni krok do tego, żeby przygotować finalną ofertę. Na podstawie naszej rozmowy dopracowujemy szczegóły lub modyfikujemy to, co ustaliliśmy podczas omawiania dokumentu. Na tym etapie wszyscy mamy jasność co będziemy robić, kiedy i jaki chcemy uzyskać efekt.

  6. Draft umowy i procesy prawne – Po zaakceptowaniu oferty przesyłamy do Ciebie draft umowy z rozpisaną ofertą. Po przejściu wszystkich formalności, nasz zespól dostaje zielone światło do działania.

Etap wdrożeniowy

  1. Pytania projektowe lub Warsztat strategiczny – Współpracę zawsze rozpoczynamy od warsztatów strategicznych lub obszernej tabeli pytań projektowych, które pozwalają nam dopracować wszystkie najważniejsze szczegóły projektu. Taki zestaw pytań przesyłamy do Ciebie, dając Tobie i Twojemu zespołowi od kilku do kilkunastu dni na wypełnienie wszystkich odpowiedzi.

  2. Spotkanie projektowe z zespołem – Kolejnym krokiem jest spotkanie projektowe, podczas którego przechodzimy przez każde z pytań doprecyzowując odpowiedzi lub dyskutując na ich temat. Na tym etapie poznajesz każdego specjalistę pracującego przy Twoim projekcie – możesz go poznać, zadać mu pytania i przekazać swoją wizję.

  3. Przygotowanie narzędzi i zaplanowanie zadań – W tej części współpracy przygotowujemy wszystkie narzędzia, które będą nam potrzebne do współpracy. Tworzymy, udostępniamy i podpinamy konta social media, konta reklamowe i inne. Nasz zespół dołącza do Twojej aplikacji do zarządzania projektami lub zapraszamy Cię do naszej Asany, gdzie możesz mieć wgląd do całego projektu. Wierzymy, że pełna transparencja i partnerskie podejście może mieć tylko pozytywne skutki podczas współpracy.

Etap współpracy

Etap współpracy może mieć różne pośrednie kroki zależnie od produktu i projektu, który tworzymy. Niemniej, istnieją pewne uniwersalne zasady, którymi kierujemy się w każdym rodzaju współpracy.

  1. Tworzenie – Nasz proces kreatywny ma wiele różnych aspektów i często sprowadza się do indywidualnego, personalnego podejścia danego specjalisty. Jednak, niezależnie od tego, nad projektem zawsze czuwa osoba odpowiedzialna za biznes i cele klienta (Business Development Manager). Rolą tej osoby jest dbanie by każda rzecz, która zostanie wyprodukowana przez zespół naszej agencji zbliżał klienta do postawionych celów i miał pozytywne przełożenie na jego biznes. Dzięki temu osiągamy efekt synergii między ekspercką, domenową wiedzą specjalisty i osoby zorientowanej na strategię klienta.

  2. Feedback i akceptacja – Każdy z wypracowanych elementów otrzymujesz do weryfikacji i zaopiniowania. Z naszego doświadczenia wynika, że pierwsze dwa miesiące współpracy są najbardziej newralgiczne. To właśnie w tym okresie poznajemy lepiej klienta, zaczynamy rozumieć jego podejście oraz to w czym my musimy mu pomóc w dalszych etapach współpracy.

  3. Publikacja – Dbamy o to, by wszystkie przygotowane materiały zostały odpowiednio opublikowane lub wdrożone w życie. Niezależnie czy mówimy o strategii komunikacji marki, rozpoczęciu kampanii reklamowej czy publikacji strony internetowej. To my informujemy Cię kiedy i jak przebiega proces publikacji, zdajemy Ci raport z całego procesu i trzymamy rękę na pulsie, by wszystko poszło zgodnie z planem.

  4. Mierzenie i raportowanie – Niemalże wszystkie działa, które prowadzimy są mierzalne i mogą być zaraportowane. Już na wcześniejszym etapie Ofertowania ustalamy wspólnie jakie mierniki sukcesu są dla nas ważne, co stanowi o sukcesie lub porażce projektu i to w jaki sposób raportujemy wyniki. Na ich podstawie nasza agencja tworzy listę rekomendacji i dalszych planów działania, skalowania lub korekty tego, co chcemy robić w przyszłości.

  5. Wspólne wnioski – Wnioski z raportu omawiamy wspólnie. W ten sposób możemy wysłuchać zdania każdej ze stron oraz podejmować wspólnie decyzje, które będą miały wpływ na dalsze działania.

Etap po zakończeniu współpracy

Istnieją projekty, które mają swój jasny początek i koniec. Strategia komunikacji marki, warsztaty strategiczne, strona internetowa. Choć często z naszymi klientami przechodzi do współpracy w innych zakresach, oczywistym jest, że zakończona umowa kończy również pewien etap współpracy.

  1. Przekazanie danych – Jednym z najważniejszych kroków jest przekazanie wszystkich danych, dostępów i artefaktów, które powstały na etapie współpracy. Wszystko nad czym pracujemy wspólnie należy do Ciebie, więc skrupulatnie przygotowujemy paczkę materiałów oraz upewniamy się, że z końcem współpracy nie mamy dalszego dostępu do danych, których nie chcesz z nami współdzielić.

  2. Podsumowanie współpracy – Współprace kończymy wspólnym podsumowaniem, które pozwala nam wyciągnąć wnioski na przyszłość i oficjalnie zamknąć projekt.

  3. Case study – Jeśli się na to zgodzisz, po zakończeniu danego projektu przygotowujemy case study, w którym możemy pokazać nasz wkład w projektu i pochwalić się światu jak świetne rzeczy mogliśmy wspólnie z Tobą stworzyć.

Jak powstał nasz proces współpracy?

Nasz proces powstał przez 10 lat funkcjonowania agencji i składają się na niego cztery istotne filary, które po krótce omówimy poniżej:

  1. Feedback klienta – Szczególnie ważny dla nas punkt. Faktycznie słuchanie i zrozumienie uwag klienta to bardzo ważny proces w naszej agencji. Choć często istnieje chęć przyjęcia defensywnej pozycji, realne spojrzenie na to co zrobiło się dobrze, co dla klienta było wartością, a co generowało tarcia i przeszkody jest niezwykle wartościowe. Każdy feedback jest dla nas cenny i stanowi on istotny aspekt poprawy naszych procesów.

  2. Efektywność działań – Dzięki mierzeniu, raportowaniu i analizie, jesteśmy w stanie wybierać te praktyki, które przynosiły najlepsze efekty dla klienta, dla nas i dla projektu. Ta perspektywa przyjmowania wskaźników sukcesu daje nam jasny i klarowny sygnał kiedy robimy coś dobrze. Powielanie tych pozytywnych i odrzucanie negatywnych w skutkach działań pozwolił nam skutecznie doprecyzować nasz proces.

  3. Feedback zespołu – Opracowując i usprawniając proces słuchamy również specjalistów i całego zespołu, który często ma unikatowe spojrzenie na bardzo precyzyjne elementy procesu oraz detale, które dla innych mogą być niewidoczne. Podpowiedzi grafika, w którym momencie chciałby otrzymać feedback klienta lub jak powinien wyglądać opis danego projektu to niuanse, które mogą być dla naszych klientów niezauważalne na pierwszy rzut oka, ale zdecydowanie wpływają na finalny odbiór całości projektu.

  4. Specjaliści od procesów – Już dawno zaangażowaliśmy w pracę nad procesami ekspertów z branży, którzy pomogli nam spojrzeć krytycznie na przebieg naszych projektów i razem z nami wypracowali mapę procesów.

Jakie korzyści odnosisz z naszego procesu?

Procesy mają za zadanie umożliwić sprawne i skuteczne zrealizowanie projektu. Pomagają zniwelować wszystkie trudności, które w czasie projektu mogą się pojawić – począwszy od aspektów komunikacyjnych, po kompatybilność oprogramowania i efektywności działania.

Opracowany przez nas proces oznacza dla Ciebie:

  1. Sprawczość – Masz wpływ na całą naszą współpracę i na każdym etapie masz możliwość decydowania. Nigdy w momencie naszej współpracy nie pojawia się sytuacja, w której nie możesz na nic wpłynąć lub czegoś zmodyfikować i zmienić.

  2. Przewidywalność – Wiesz o tym jakie są kolejne etapy i co Cię czeka w kolejnych krokach. Dzięki temu możesz przygotować się do dalszych działań lub zaalarmować, jeśli tempo współpracy nie jest dla Ciebie odpowiednie.

  3. Transparentność – Zawsze wiesz, co dzieje się w projekcie. Sam ten artykuł ma na celu pokazanie Ci jak transparentnie pracujemy z naszymi klientami. Naszym celem jest zawsze pracowanie z klientami jako naszym partnerem, z którym wspólnie realizujemy projekt. Taka jest zresztą filozofia naszej marki.

  4. Efektywność – Nasz proces po prostu działa. Wykonaliśmy już setki projektów za jego pomocą i pracujemy na bieżąco obsługując marki w obszarze digital marketingu korzystając z tego procesu. Wiemy, że sprawdza się zarówno w małych jak i dużych firmach.

  5. Oszczędność czasu – Bliska współpraca, zrozumienie i dokładne opisanie potrzeb to oszczędność czasu w perspektywie czasu. Dzięki temu unikamy wymiany wielu niepotrzebnych maili lub zbyt długich call’i.

  6. Profesjonalne wsparcie na każdym etapie – Każdy specjalista pracujący w projekcie jest dla Ciebie dostępny, może z Tobą porozmawiać i rozwiać Twoje wątpliwości, dzięki czemu zyskujesz dostęp do multidyscyplinarnego zespołu od ręki.

Czy są możliwe zmiany tego procesu i kiedy warto je zrobić?

Można by pokusić się o stwierdzenie, że skoro wypracowaliśmy tak świetny proces, to po co mielibyśmy go zmieniać? Niemniej, niektóre projekty i wyzwania wymagają indywidualnego podejścia. Dlatego też odpowiedź brzmi:

Tak, ale…

Zanim proces ulegnie znaczniej zmianie, musimy znać powody tej zmiany, dokładnie opracować taką korektę i podjąć decyzję, czy ta zmiana faktycznie pozwoli nam zrealizować projekt w efektywny sposób. Jeśli nie jest to konieczne, zaufaj nam, że tak działa się najlepiej.

Jak możesz rozpocząć współpracę z nami?

Wracamy do naszego pierwszego punktu procesu – pierwszy kontakt. Możesz wybrać kilka opcji, zależnie od tego, co będzie dla Ciebie wygodne.

  • Jeśli wiesz czego potrzebujesz i chcesz jak najbardziej precyzyjnej oferty – Wypełnij brief.
  • Jeśli to Twój pierwszy raz we współpracy z agencją lub masz wiele pytań o sposób współpracy – Zadzwoń do nas.
  • Jeśli potrzebujesz pomocy w określeniu co trzeba zrobić w Twoim projekcie i jak agencja może Ci w tym pomóc – Umów się na 30 min darmową konsultację.